คู่มือขั้นตอนการจัดคอนเสิร์ต เริ่มอย่างไร ต้องเตรียมอะไรบ้าง

วิธีการจัดคอนเสิร์ต ต้องเริ่มอย่างไร ต้องเตรียมอะไรบ้าง

งานคอนเสิร์ต เป็นอิเวนต์ที่ได้รับความนิยมอย่างมากในปัจจุบัน ไม่ว่าจะเป็นการจัดคอนเสิร์ตเพื่อหากำไรจากการขายบัตร หรือการจัดคอนเสิร์ตเพื่อการเปิดตัวสินค้า รวมถึงการจัดคอนเสิร์ตในงานเลี้ยงสังสรรค์ของบริษัท ซึ่งทุกรูปแบบของการจัดงาน ล้วนมีความยุ่งยากไม่แพ้กัน เนื่องจากต้องเตรียมทั้งสถานที่ อุปกรณ์แสงสีเสียงให้ครบครัน ต้องโปรโมตงานคอนเสิร์ต และยังต้องบริหารจัดการด้านการเงินอย่างรอบคอบอีกด้วย แล้วสำหรับผู้ที่ต้องการจัดคอนเสิร์ต แต่ไม่รู้ว่าควรเริ่มต้นอย่างไรดี และต้องเตรียมอะไรบ้าง เรามีขั้นตอนการจัดคอนเสิร์ตมาแนะนำกัน

8 ขั้นตอนการจัดคอนเสิร์ต ต้องเตรียมอะไรบ้าง

กำหนดเป้าหมาย

ก่อนการจัดคอนเสิร์ตสิ่งแรกที่ต้องทำ คือการกำหนดเป้าหมายของการจัดคอนเสิร์ตให้ดี เพื่อที่จะได้วางแผนต่อไปได้ว่าต้องเตรียมอะไรบ้าง หรือว่าต้องใช้เงินเท่าไร โดยเป้าหมายในการจัดคอนเสิร์ตมีทั้งการหารายได้จากการขายบัตร การจัดคอนเสิร์ตในงานอิเวนต์ การจัดคอนเสิร์ตเพื่อการกุศล เป็นต้น

กำหนดงบประมาณ

เมื่อรู้แล้วว่าเป้าหมายในการจัดงานคอนเสิร์ตคืออะไร ก็ดูกันต่อไปว่าการจัดคอนเสิร์ตต้องใช้เงินเท่าไร โดยในการจัดคอนเสิร์ตมีสิ่งที่ต้องนำมาพิจารณาเป็นต้นทุนค่าใช้จ่าย คือ

• สถานที่สำหรับจัดงาน
• โครงทรัสสำหรับทำเวที
• เก้าอี้ โต๊ะ
• แผ่นปูพื้นสนามหญ้า
• แผ่นยางเสริมใยเหล็ก
• ลำโพง
• ห้องน้ำเคลื่อนที่
• พนักงาน ผู้จัดการกิจกรรม
• ศิลปิน
• อุปกรณ์แสงสีเสียง
• ค่าไฟ

โดยค่าใช้จ่ายเหล่านี้จะแตกต่างกันไปตามขนาดของงาน ถ้าต้องการเวทีขนาดใหญ่ และพื้นที่ที่สามารถจุคนได้มาก ค่าใช้จ่ายก็จะยิ่งสูง อีกทั้งยังต้องเตรียมเงินงบประมาณ 10-20% ของต้นทุนทั้งหมด ไว้สำหรับเป็นค่าใช้จ่ายฉุกเฉินอีกด้วย

จัดหาสถานที่

ในส่วนของการเลือกสถานที่ สิ่งสำคัญประการแรกที่คุณต้องตัดสินใจคือ จะจัดในสถานที่กลางแจ้งหรือในร่ม รวมถึงขนาดของสถานที่ว่ามีความกว้างมากเพียงใด เนื่องจากจะส่งผลต่อการจัดทำเวทีคอนเสิร์ต และจัดเตรียมแสง สี เสียง ที่ต้องเหมาะสมกับสถานที่ในการจัดคอนเสิร์ตนั่นเอง

อย่างไรก็ดี มีสิ่งสำคัญที่ผู้จัดงานคอนเสิร์ตต้องตระหนักอยู่เสมอคือ ควรเลือกสถานที่ที่เหมาะสมกับปริมาณคนที่มาร่วมงาน เพราะถ้าขนาดของสถานที่จัดงานใหญ่เกินไป แล้วไม่สามารถขายตั๋วเข้าชมได้หมด หรือมีคนมาชมน้อย ก็จะส่งผลให้คอนเสิร์ตดูขาดสีสันความสนุกสนาน และบรรยากาศภายในงานโดยรวมดูกร่อยลงด้วย

คัดเลือกศิลปิน

การคัดเลือกศิลปินนับว่าค่อนข้างมีผลต่อการเลือกสถานที่ในการจัดงานคอนเสิร์ต ถ้าเลือกศิลปินซึ่งกำลังเป็นที่นิยมในขณะนั้น หรือมีฐานของแฟนคลับที่หนาแน่น ควรเลือกสถานที่ในการจัดงานขนาดใหญ่ เพื่อที่จะรองรับผู้ร่วมงานได้หมด แต่ต้องไม่ลืมว่าการเลือกศิลปินที่นิยมก็ต้องแลกกับค่าใช้จ่ายที่ค่อนข้างสูงด้วยเช่นกัน

นอกจากนี้ หากการจัดคอนเสิร์ตมีขึ้นเพื่อจุดประสงค์ในการสร้างแบรนด์ให้เป็นที่รู้จัก ควรเลือกใช้ศิลปินที่กำลังมาแรงในขณะนั้น ซึ่งจะสามารถดึงดูดความสนใจจากผู้ร่วมงาน และสื่อมวลชนได้เป็นอย่างดี

จัดหาอุปกรณ์เวที แสง สี เสียง

เมื่อตัดสินใจเลือกสถานที่ในการจัดงานคอนเสิร์ตได้แล้ว ก็ถึงเวลาจัดหาอุปกรณ์เวที ไม่ว่าจะเป็นโครงทรัส หรือว่าพื้นเวที รวมถึงแสง สี ที่ช่วยเพิ่มความน่าสนใจให้แก่คอนเสิร์ต รวมถึงอุปกรณ์เครื่องเสียงต่าง ๆ อย่างไมโครโฟน และลำโพง โดยควรเลือกใช้บริการจากบริษัทให้เช่า ที่มีอุปกรณ์เหล่านี้ให้เลือกใช้งานอย่างครบครัน อีกทั้งยังมีบริการติดตั้งและจัดเก็บ รวมถึงให้คำปรึกษาอย่างครบวงจร

จัดหาสิ่งอำนวยความสะดวกให้ครบถ้วน

นอกจากการจัดเตรียมอุปกรณ์สำหรับเวทีคอนเสิร์ตแล้ว สิ่งที่ขาดไม่ได้อย่างเด็ดขาดในงานคอนเสิร์ตคือ สิ่งอำนวยความสะดวกแก่ผู้ที่มาร่วมงาน ไม่ว่าจะเป็นเก้าอี้ที่นั่งสบาย หรือในกรณีที่เป็นงานกลางแจ้ง ควรต้องมีห้องน้ำเคลื่อนที่ รวมถึงมีพื้นที่จำหน่ายเครื่องดื่ม คอยให้บริการอีกด้วย

โปรโมตคอนเสิร์ตและจำหน่ายบัตร

หลังจากเตรียมการจัดคอนเสิร์ตเรียบร้อยแล้ว ก็ถึงเวลาโปรโมตคอนเสิร์ต โดยต้องดูว่ามีงบประมาณในการโปรโมตมากน้อยเพียงใด สามารถโฆษณาทางสื่อกระแสหลัก อย่างโทรทัศน์ได้หรือไม่ แต่หนึ่งในช่องทางโปรโมตคอนเสิร์ตที่มีประสิทธิภาพมากในปัจจุบันคือ สื่อออนไลน์ต่าง ๆ โดยควรให้ทางศิลปินที่มาร่วมคอนเสิร์ตเป็นผู้โปรโมตผ่านโซเชียลมีเดียของตนด้วย เพื่อที่จะได้เข้าถึงกลุ่มเป้าหมายได้อย่างตรงจุดมากที่สุด

จัดหาทีมงานมืออาชีพคอยให้ความช่วยเหลือผู้มาร่วมงาน

ในวันงานคอนเสิร์ตต้องจัดเตรียมทีมงานให้พร้อม เพื่อคอยช่วยเหลือทั้งในการบอกตำแหน่งของที่นั่ง การลงทะเบียนเข้างาน และให้ความช่วยเหลืออื่น ๆ แก่ผู้มาร่วมงาน ซึ่งนอกจากจะช่วยอำนวยความสะดวกแล้ว ยังสร้างความประทับใจให้แก่ผู้ที่มาร่วมงานได้อย่างแน่นอน

นี่คือขั้นตอนในการจัดคอนเสิร์ตที่เรานำมาบอกกัน ใครที่มองหาบริการเช่าเวทีจัดงานคอนเสิร์ต ที่บริษัท หัวหิน อีเว้น ซัพพลาย จำกัด มีบริการให้เช่าเวที โครงทรัส เก้าอี้ โต๊ะ แผ่นปูพื้นสนามหญ้า และแผ่นยางเสริมใยเหล็ก สำหรับจัดคอนเสิร์ต พร้อมอุปกรณ์ออกอิเวนต์อื่น ๆ ที่เดียวจบครบทุกสิ่งที่ลูกค้าต้องการแบบ ONE STOP SERVICE สามารถเลือกชมสินค้าได้ที่เว็บไซต์ หรือสอบถามข้อมูลเพิ่มเติมจากฝ่ายการตลาดที่เบอร์ 092-908-7111 (คุณคะน้า) และ LINE Official

 

ข้อมูลอ้างอิง

1. How to Organize a Concert Event: Checklists and Guidebook. สืบค้นเมื่อวันที่ 22 กุมภาพันธ์ 2567
2. How to Plan a Concert in 10 Steps. สืบค้นเมื่อวันที่ 22 กุมภาพันธ์ 2567
3. Concert Planning: 8 Steps to Wow Fans and Boost Ticket Sales. สืบค้นเมื่อวันที่ 22 กุมภาพันธ์ 2567