ปัจจัยในการเลือกเวทีจัดงานและผู้ให้เช่า ที่ผู้จัดงานต้องรู้!

ใครที่กำลังมีแผนจะจัดงานอิเวนต์หรืองานเลี้ยงสังสรรค์ให้แก่องค์กร และต้องการที่จะเช่าเวทีมาใช้ในสถานที่จัดงาน ก่อนที่คุณจะตัดสินใจว่าจะเช่าเวทีมาจากบริษัทใดนั้น เรามีปัจจัยที่คุณต้องรู้ก่อนการเลือกเวทีจัดงานและผู้ให้เช่ามาบอกกัน

ชี้ชัด! 7 สิ่งที่ต้องรู้ก่อนการเลือกเวทีจัดงานและผู้ให้เช่า

การเลือกเวทีจัดงานที่เหมาะสมและมีประสิทธิภาพในการใช้งาน เพื่อสร้างความประทับใจให้แก่ผู้ที่มาร่วมงานทุกคน มีปัจจัยต่าง ๆ ที่ต้องพิจารณา ดังนี้

1. รูปแบบของกิจกรรม

สิ่งแรกที่ต้องนำมาประกอบการพิจารณาในการเลือกเวทีสำหรับการจัดงานต่าง ๆ คือรูปแบบของงาน เนื่องจากงานแต่ละประเภท จำเป็นต้องใช้เวทีในรูปแบบที่แตกต่างกันออกไป ยกตัวอย่างเช่น

• อิเวนต์ที่มีการแสดงดนตรี จำเป็นต้องมีเวทีที่ยกสูง และมีเครื่องเสียงที่มีคุณภาพดี
• อิเวนต์ที่เป็นการประชุม จะมีรูปแบบที่แตกต่างกันออกไป ตามลักษณะของห้องประชุม โดยห้องยิ่งกว้าง เวทียิ่งจำเป็นต้องยกสูง เพื่อให้คนที่อยู่ด้านหลังได้มองเห็น อีกทั้งบนเวทีต้องมีอุปกรณ์ที่ช่วยอำนวยความสะดวกให้แก่วิทยากรบนเวที

2. ขนาดของเวทีที่ต้องการ

การเลือกขนาดของเวทีที่เหมาะสม จำเป็นต้องนำวัตถุประสงค์ในการใช้งานเวทีมาพิจารณา ยกตัวอย่างเช่น

• งานแถลงข่าวเปิดตัวสินค้าใหม่ ที่ต้องการใช้แสงสี และสื่อประกอบบนเวทีจำนวนมาก จำเป็นต้องใช้เวทีขนาดใหญ่ เพื่อจะได้มีพื้นที่สำหรับจัดวางอุปกรณ์ต่าง ๆ ให้พร้อมและสวยงาม
• งานสัมมนาอบรมให้ความรู้แก่คนในองค์กร ที่มีเพียงวิทยากรบนเวที ไม่จำเป็นต้องมีเวทีขนาดใหญ่มาก เพื่อไม่ให้พื้นที่บนเวทีดูโล่งเกินไป และไม่สิ้นเปลืองค่าใช้จ่ายในการตกแต่งเวทีให้เต็มอีกด้วย

3. อุปกรณ์ประกอบฉาก

สำหรับการเลือกอุปกรณ์ประกอบฉาก จำเป็นต้องเลือกให้เหมาะสมกับการใช้งาน และมีขนาดที่พอเหมาะกับเวทีที่ใช้ในการจัดงาน ยกตัวอย่างเช่น

• งานสัมมนาแลกเปลี่ยนความรู้ จำเป็นต้องมีป้ายฉากหลังที่บ่งบอกถึงชื่องาน วัน เวลา สถานที่ในการจัดงาน และภาพที่ช่วยกระตุ้นความสนใจ หรือสื่อความหมายถึงวัตถุประสงค์ในการจัดงาน และมีจอภาพเพื่อใช้นำเสนอสื่อต่าง ๆ ของวิทยากร
• งานเลี้ยงฉลองในโอกาสสำคัญต่าง ๆ ขององค์กร จำเป็นต้องมีป้ายฉากหลังที่บ่งบอกถึงชื่องาน จอภาพเพื่อเพิ่มแสงสี และความสนุกสนานภายในงาน

4. ระบบเสียง

ระบบเสียง เป็นอีกหนึ่งสิ่งสำคัญในการจัดเวทีงานอิเวนต์ โดยควรเลือกใช้รูปแบบเครื่องเสียงที่เหมาะกับจุดประสงค์ในการใช้งานเวที ยกตัวอย่างเช่น

• งานอิเวนต์ที่ต้องมีการแสดงดนตรี จำเป็นต้องใช้ระบบเสียงที่มีประสิทธิภาพในการนำเสนอเสียงดนตรีที่คมชัด และได้ยินเสียงนักร้องได้อย่างชัดเจน
• งานอิเวนต์ที่มีวิทยากรพูดให้ความรู้หรือข้อเสนอแนะต่าง ๆ จำเป็นต้องใช้ระบบเสียงที่ให้ความสำคัญกับเสียงพูดมากที่สุด

5. สถานที่จัดงาน

ปัจจัยด้านสถานที่จัดงาน นับเป็นหนึ่งสิ่งที่มองข้ามไปไม่ได้เด็ดขาดในการเลือกเวทีจัดงาน โดยต้องพิจารณาก่อนว่าสถานที่จัดงานเป็นอย่างไร ซึ่งสามารถแบ่งออกเป็น 2 แบบหลัก ๆ คือ

• งาน Outdoor จำเป็นต้องเลือกใช้เวทีที่มีโครงสร้างแข็งแรง ทนต่อสภาพอากาศ และมีหลังคาป้องกันฝนและแดด
• งาน Indoor จำเป็นต้องเลือกใช้เวทีที่มีความแข็งแรง และมีโครงสร้างรองรับการติดตั้งไฟให้แสงสว่าง และสร้างสีสันบนเวทีได้

6. งบประมาณ

เมื่อรู้ถึงขนาดและรูปแบบของเวทีที่ต้องการใช้งานแล้ว ก่อนตัดสินใจเช่าเวที ควรเปรียบเทียบราคาจากผู้ให้บริการหลายแห่ง เพื่อให้ได้ราคาที่มีความคุ้มค่ามากที่สุด และพอดีกับงบประมาณค่าเช่าเวทีที่ได้กำหนดไว้อีกด้วย

7. ความพร้อมของบริษัทให้เช่าเวที

สิ่งสำคัญประการสุดท้ายที่ผู้จัดงานควรพิจารณา ก่อนตัดสินใจเลือกเวทีมาใช้ในการจัดงาน คือความพร้อมของบริษัทที่ให้เช่าเวที และเครื่องเสียงต่าง ๆ โดยควรเลือกผู้ให้บริการที่มีเวทีหลากหลายรูปแบบให้เลือก มีอุปกรณ์ครบครัน รวมถึงมีบริการติดตั้งและรื้อถอนแบบครบวงจร

 

ทั้งหมดนี้ คือปัจจัยในการเลือกเวทีจัดงานและผู้ให้เช่า ที่เราได้นำมาบอกกัน และสำหรับใครที่มองหาบริการเวทีให้เช่า เพื่อใช้ในการจัดกิจกรรมทางธุรกิจที่บริษัท หัวหิน อีเว้น ซัพพลาย จำกัด มีบริการเวทีให้เช่าหลายรูปแบบให้เลือกสรร ที่เดียวจบครบทุกสิ่งที่ลูกค้าต้องการแบบ ONE STOP SERVICE สามารถเลือกชมสินค้าได้ที่เว็บไซต์ หรือสอบถามข้อมูลเพิ่มเติมที่เบอร์ 081-745-4144 (คุณแซงค์), 064-992-3645 (คุณพลอยใส),064-987-9594 (คุณเติ้ล) หรือ 081-745-4142 (คุณสายน้ำ) และ LINE Official

ข้อมูลอ้างอิง:

1. How to Choose the Perfect Stage for Your Outdoor Event. สืบค้นเมื่อวันที่ 20 พฤศจิกายน 2566 จาก https://conceptevents.co.uk/how-to-choose-the-perfect-stage-for-your-outdoor-event/
2. Everything You Need to Know About Event Stage Designs. สืบค้นเมื่อวันที่ 20 พฤศจิกายน 2566 จาก https://www.cvent.com/en/blog/events/event-stage-designs
3. เผยสิ่งที่ต้องรู้! ก่อนมองหาบริษัทให้เช่าเวทีขนาดเล็ก. สืบค้นเมื่อวันที่ 20 พฤศจิกายน 2566 จาก https://www.innnews.co.th/lifestyle/news_582524/